Le processus de dématérialisation a fini par prendre sa place au sein d’une entreprise qui veut assurer son avenir. Voici les étapes que vous devriez suivre pour réussir cette procédure.
Anticipez la transition numérique
Cette première étape vous permettra d’assurer l’ergonomie de votre poste de travail tout en installant le processus idéal. Vous arriverez aussi à bien contrôler tous vos projets. En outre, n’oubliez pas de prendre en compte l’avis de vos partenaires sociaux.
L’audit de la normalisation du fonds documentaire
Ici, vous devriez organiser le typage de vos documents tout en actualisant vos fonds documentaires. Cela vous facilitera la création d’un plan de classement de gestion des informations qui consiste à les hiérarchiser.
Faire attention au cycle de vie de chaque dossier
À noter que la durée légale de conservation de document peut aller jusqu’à 90 ans selon la situation. Vous devriez vous référer à la législation avant de commencer la dématérialisation. Effectivement, la durée de conservation de chaque document peut être différente.
N’utilisez que la version électronique
Il est plus adéquat de ne pas traîner sur les versions papier une fois que vous déciderez de passer à la numérisation. Ainsi, vous éviterez des pertes de documents vu que vous saurez exactement où vous devriez chercher.
Bien préparer le projet en amont
Concernant ce dernier point, notez bien que vous aurez le choix entre une numérisation interne ou une externalisation de la politique (avec des entreprises spécialisées comme par exemple : Reisswolf). Mais vous pourriez aussi convertir le stockage en format électronique.